Program FlexiCapture usprawnia procesy biznesowe oparte na dokumentacji papierowej, ograniczając koszty związane z ręczną obsługą, a także koszty związane z instalacją i konserwacją oprogramowania.

 

Faktury są ręcznie wprowadzane do systemu finansowo-księgowego, który nadaje każdej fakturze wewnętrzny numer. Następnie numer ten ręcznie zostaje naniesiony na dokument papierowy (fakturę), który po zeskanowaniu dodawany jest jako załącznik (np. tiff, PDF itp.) do jego elektronicznej wersji.

Każdy dokument po jego przepisaniu trzeba zeskanować i dołączyć do wprowadzonych danych zaraz po wprowadzeniu faktury. Dodatkowe prace związane z ręcznym naniesieniem na fakturę papierową odpowiedniego numeru oraz ze skanowaniem i dodawaniem dokumentu do systemu zajmują sporo cennego czasu.

Osoba wprowadzająca fakturę wprowadza standardowo wszelkie dane do systemu, a następnie system FK umożliwia wydruk etykiety z wewnętrznym numerem faktury w postaci kodu kreskowego. Etykieta naklejana jest na fakturę w dowolne miejsce i odkładana na bok. Na koniec dnia wszystkie wprowadzone faktury kładzie się na automatyczny podajnik skanera (w zależności od typu skanera podajnik może być dla 50 lub 200 dokumentów), który je skanuje (z szybkością od kilkudziesięciu stron na minutę) a system ABBYY FlexiCapture automatycznie odnajduje na fakturze numer kodu kreskowego i wiąże obraz z numerem, eksportując informacje bezpośrednio do systemu FK.

Osoba wprowadzająca faktury od momentu przepisania informacji do systemu FK i naklejenie etykiety, nie zajmuje się już fakturą papierową.

 

Podczas skanowania faktur nadaje się każdej z nich wewnętrzny numer, a następnie faktury trafiają do systemu FK. Osoba wprowadzająca fakturę na jednej części ekranu monitora widzi obraz faktury i przepisuje z niej dane do pól w drugiej części.

Jak skrócić czas wprowadzania danych z faktury?

Po zeskanowaniu danych obrazy trafiają do systemu ABBYY FlexiCapture. Specjalnie zaprojektowane szablony elastyczne (FlexiLayout’y) odnajdują na fakturze właściwe miejsca i dokonują ich odczytu, następnie obraz faktury wraz z odczytanymi informacjami jest eksportowany do systemu FK.

Osoba wprowadzająca fakturę większość pól w systemie FK ma już wypełnionych, dokonuje jedynie ich zatwierdzenia bądź sprawdzenia oraz wypełnia te pola, których wartość nie jest odczytywana wprost z faktury.

 

Wprowadzamy faktury…

Po co?... a może tylko je zatwierdzać?

Faktury są dostarczane bezpośrednio do nas w formie papierowej lub skanowane w siedzibie firmy, a ich obrazy przesyłane do nas poprzez np. serwer ftp. My dokonujemy odczytu danych i odsyłamy odczytane informacje w ustalonym formacie, umożliwiającym automatyczny import przez Państwa system FK.

W tym wypadku dział księgowości wyłącznie zatwierdza dane faktury i/lub wypełnia pola, których wartość nie jest odczytywana wprost z faktury.

 

Oczywiście są to przykłady najczęściej wykonywanych wdrożeń systemu prowadzonych przez firmę AutoID lub jej partnerów. System może jednak realizować dowolny inny scenariusz ułatwiający proces zarządzania fakturami. Może bowiem być zintegrowany z systemem zakupowym (sprawdzając czy dane pozycje i wartości odpowiadają złożonemu zamówieniu), czy też generalnie z systemem obiegu i archiwizacji dokumentów, ułatwiając nie tylko wprowadzanie, ale i złożone dekretowanie faktur…

 

Jest to „inteligentny” szablon rozpoznawania danej grupy dokumentów (w tym wypadku faktur), w nim zdefiniowane są informacje jakie pola z faktury mają zostać odczytane i jak system ma je szukać. FlexiLayout budowany jest indywidualnie dla każdego z klientów. Obrazowo sposób jego działania naśladuje zachowanie człowieka, sprawdza bowiem, jakie pole ma z danej faktury odczytać, a następnie szuka go na niej. Nie ma dla niego znaczenia czy znajduje się ono w prawym górnym rogu czy w środku dokumentu, system szuka danego wyrażenia regularnego np. ciągu znaków charakterystycznych dla numeru NIP lub samego słowa NIP, wokół którego prawdopodobne jest pojawienie się numeru.

 

Szczegółowe informacje dotyczące systemu można uzyskać pisząc na adres OCR@autoid.pl

 

W celu oszacowania kosztu wdrożenia systemu w Państwa firmie, proszę podać:

- ilość wprowadzanych faktur (rocznie)

- wybór sposobu procesowania faktur (przykład 1,2 czy 3)

- nazwy pól podlegających odczytowi z danych faktur np.: 1)data wystawienia, 2)numer NIP, 3)data płatności itd.

- przykłady otrzymywanych faktur (w sytuacji decyzji o wyborze sposobu 2 lub 3).